Thủ tục thay đổi trụ sở công ty

Địa chỉ trụ sở chính được xem là một yếu tố nhân thân gắn liền với công ty. Trụ sở chính công ty là địa điểm giao dịch, liên lạc với khách hàng, cơ quan nhà nước. Trụ sở chính của công ty ở đâu thì cơ quan quản lý thuế của địa phương đó sẽ chịu trách nhiệm quản lý doanh nghiệp. Xuất phát từ nhiều lý do khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh công ty tiến hành thủ tục thay đổi trụ sở công ty mình.

1. Cơ sở pháp lý quy định về thủ tục thay đổi trụ sở công ty:

Cơ sở pháp lý điều chỉnh vấn đề thủ tục thay đổi trụ sở công ty là các văn bản pháp lý sau:

• Luật Doanh nghiệp năm 2020

• Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp

2. Điều kiện để trở thành địa chỉ trụ sở chính doanh nghiệp:

Không phải mọi địa chỉ đều trở thành địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp. Địa chỉ chính phải đáp ứng những điều kiện sau đây:

• Địa chỉ phải rõ ràng với thông tin ở 5 cấp sau:

  • Cấp độ 1: Số nhà, đường phố/xóm/ấp/thôn

  • Cấp độ 2: Xã/phường/thị trấn

  • Cấp độ 3: Quận/huyện/thị xã/thành phố trực thuộc tỉnh

  • Cấp độ 4: Tỉnh/thành phố

  • Cấp độ 5: Quốc gia

• Trụ sở công ty không được đặt tại chung cư trừ trường hợp chung cư có mục đích cho thuê văn phòng, khi đó doanh nghiệp có nghĩa vụ chứng minh quyền sử dụng thông qua hợp đồng thuê văn phòng.

Cần lưu ý những trường hợp dưới đây sẽ chưa được tiến hành thủ thục thay đổi trụ sở công ty:

• Công ty đã bị cơ quan có thẩm quyền ra thông báo về việc vi phạm của doanh nghiệp.

• Công ty thuộc trường hợp thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc đã bị ra Quyết định thu hồi Giấy chứng thực đăng ký doanh nghiệp;

• Công ty đang trong quá trình giải thể theo quyết định giải thể của doanh nghiệp;

• Theo đề nghị của Tòa án, cơ quan công an hoặc Cơ quan thi hành án.

3. Thủ tục thay đổi trụ sở công ty (thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp)

Bạn cần lưu ý là thủ tục thay đổi trụ sở công ty là khác nhau đối với doanh nghiệp Việt Nam và doanh nghiệp có vốn nước ngoài.

3.1 Thủ tục thay đổi trụ sở công ty/ doanh nghiệp có vốn trong nước 

a. Thủ tục thay đổi trụ sở công ty có địa chỉ trong cùng quận, huyện

Khi thay đổi trụ sở công ty trong cùng quận, huyện thì thông tin quản lý thuế không thay đổi mà chỉ thay đổi thông tin quản lý kinh doanh. Vì vậy doanh nghiệp chỉ cần thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở chính với cơ quan đăng ký kinh doanh mà không cần làm thủ tục chốt thuế với chi cục thuế.

Hồ sơ thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở chính doanh nghiệp:

• Thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở chính doanh nghiệp

• Quyết định chủ sở hữu đối với công ty TNHH một thành viên; biên bản họp Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, biên bản họp Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, về việc thay đổi trụ sở

Thời hạn giải quyết thủ tục thay đổi trụ sở công ty là 03 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ

Trình tự thực hiện thủ tục thay đổi trụ sợ công ty cùng quận:

• Trước 10 ngày kể từ ngày công ty thay đổi trụ sở, Công ty nộp phải hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh

• Bộ phận tiếp nhận ghi biên bản giao nhận, hẹn trả kết quả

b. Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận, huyện

Trong trường hợp thay đổi địa chỉ công ty khác quận, huyện thì thông tin quản lý thuế và thông tin đăng ký kinh doanh đều thay đổi, vì vậy doanh nghiệp phải làm thủ tục tại cơ quan đăng ký kinh doanh cũng như chi cục thuế.

Công ty cần đến cơ quan thuế đồng thời thông báo thay đổi đến cơ quan quản lý kinh doanh.

Doanh nghiệp tiến hành hai bước sau đây:

Bước 1: Thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty tại chi cục thuế nơi công ty đang đặt trụ sở:

Hồ sơ:

• Tờ khai điều chỉnh thông tin thuế

• Quyết định chủ sở hữu đối với công ty TNHH một thành viên; biên bản họp Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, biên bản họp Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần

• Giấy đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp

• Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ.

Thời gian thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận huyện đến cơ quan thuế thông thường kéo dài tư 5-10 ngày làm việc tính từ ngày nộp hồ sơ đăng ký.

Bước 2: Đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính doanh nghiệp tại cơ quan đăng ký kinh doanh

Hồ sơ:

• Kết quả giải quyết tại cơ quan thuế tại Bước 1

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh

• Quyết định chủ sở hữu đối với công ty TNHH một thành viên; biên bản họp Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, biên bản họp Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản gốc)

c. Thủ tục thay đổi trụ sở công ty có địa chỉ khác tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương

Trong trường hợp này doanh nghiệp cũng cần tiến hành thủ tục tương tự như tại trường hợp thay đổi địa chỉ công ty khác quận. Tuy nhiên tại Bước 2 Doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm các hồ sơ sau đây:

• Bản sao Điều lệ công ty đã sửa đổi

• Thông báo của chi cục thuế về việc chuyển địa chỉ trụ sở

• Danh sách thành viên đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần

3.2 Thủ tục thay đổi trụ sở công ty/ doanh nghiệp có vốn nước ngoài

Bước 1: Thực hiện thủ tục điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư

• Nộp hồ sơ tại Sở kế hoạch đầu tư

• Sở kế hoạch đầu tư tiếp nhận hồ sơ, trả Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả

• Sở kế hoạch đầu tư giải quyết hồ sơ

• Sở kế hoạch đầu tư trả lời chấp thuận điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc từ chối với giải thích bằng văn bản

Bước 2: Thực hiện thủ tục điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Bước này thực hiện tương tự như thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở doanh nghiệp đối với doanh nghiệp/công ty có vốn trong nước.

4. Dịch vụ thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở công ty của CÔNG TY TƯ VẤN LUẬT BÌNH DƯƠNG – GROUP :

a. Nội dung dịch vụ thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở chính của doanh nghiệp:

• Tư vấn luật trước khi thay đổi nội dung ĐKKD

• Soạn thảo hồ sơ

• Thay mặt khách hàng:

  • Nộp hồ sơ tại Sở KH&ĐT

  • Theo dõi việc xử lý hồ sơ, bổ sung hồ sơ (nếu có)

  • Nhận kết quả

  • Nộp phí, lệ phí liên quan

  • Đăng Bố cáo về việc thay đổi nội dung ĐKKD

b. Thời gian thực hiện dịch thủ tục thay đổi trụ sở chính của doanh nghiệp:

Thời gian thực hiện dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: 05 ngày làm việc kể từ khi nộp hồ sơ hợp lệ. Thời hạn trên chưa tính thời gian thay đổi địa chỉ thực hiện dự án đầu tư trên Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (nếu có). 

c. Kết quả của dịch vụ thay đổi trụ sở chính của doanh nghiệp:

Kết quả của dịch vụ thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở công ty là các giấy tờ sau đây:

• Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư sửa đổi (đối với doanh nghiệp có vốn nước ngoài)

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh sửa đổi

• Biên lại nộp lệ phí công bố

d. Phí dịch vụ thay đổi thay đổi trụ sở chính của doanh nghiệp:

• Đối với doanh nghiệp có vốn trong nước, phí dịch vụ vui lòng liên hệ

• Đối với doanh nghiệp có vốn nước ngoài, phí dịch vụ vui lòng liên hệ