QUY ĐỊNH VỀ LƯU TRÚ, TẠM TRÚ ĐỐI VỚI NGƯỜI LAO ĐỘNG NƯỚC NGOÀI LÀM VIỆC TẠI VIỆT NAM

Dưới đây là nội dung đã cập nhật theo quy định đang có hiệu lực năm 2026, trong đó đáng chú ý là Văn bản hợp nhất 62/VBHN-VPQH ngày 23/03/2026 về nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài và Nghị định 219/2025/NĐ-CP về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.

QUY ĐỊNH VỀ LƯU TRÚ, TẠM TRÚ ĐỐI VỚI NGƯỜI LAO ĐỘNG NƯỚC NGOÀI LÀM VIỆC TẠI VIỆT NAM

1. Người lao động nước ngoài muốn làm việc và lưu trú hợp pháp tại Việt Nam cần đáp ứng những gì?

Người nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải đồng thời bảo đảm hai nhóm điều kiện:

Thứ nhất – điều kiện về lao động: Người lao động phải thuộc trường hợp được phép làm việc tại Việt Nam và thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động hoặc xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động, nếu pháp luật yêu cầu. Từ ngày 07/08/2025, Nghị định 219/2025/NĐ-CP là văn bản quan trọng quy định về điều kiện, hồ sơ, trình tự cấp, cấp lại, gia hạn giấy phép lao động và xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động.

Thứ hai – điều kiện về nhập cảnh và cư trú: Người nước ngoài phải có giấy tờ cư trú hợp pháp, chẳng hạn thị thực phù hợp hoặc thẻ tạm trú còn giá trị.

Đối với người lao động, các loại thị thực thường gặp là LĐ1 và LĐ2. Theo quy định hiện hành, thị thực LĐ1, LĐ2 có thời hạn không quá 02 năm.

2. Người lao động nước ngoài có thể cư trú tại đâu?

Theo Điều 32 Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam, cơ sở lưu trú của người nước ngoài có thể bao gồm:

• Khách sạn;
• Nhà nghỉ;
• Nhà ở dành cho người nước ngoài làm việc, lao động, học tập;
• Nhà riêng;
• Cơ sở khám chữa bệnh;
• Các cơ sở lưu trú khác theo quy định pháp luật.

Như vậy, người lao động nước ngoài không bắt buộc phải ở khách sạn. Có thể thuê căn hộ, nhà riêng, nhà ở dành cho chuyên gia/người lao động nước ngoài… với điều kiện việc cư trú phải hợp pháp và thực hiện khai báo tạm trú theo quy định.

3. Khai báo tạm trú cho người nước ngoài – thủ tục rất quan trọng

Đây là điểm doanh nghiệp và chủ nhà cần đặc biệt lưu ý.

Theo Điều 33 của Luật hiện hành:

Người nước ngoài tạm trú tại Việt Nam phải thông qua người trực tiếp quản lý, điều hành cơ sở lưu trú để khai báo tạm trú với Công an nơi có cơ sở lưu trú.

Cơ sở lưu trú phải yêu cầu người nước ngoài xuất trình:

• Hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế;
• Giấy tờ liên quan đến cư trú tại Việt Nam.

Việc khai báo được thực hiện qua môi trường điện tử hoặc bằng phiếu khai báo tạm trú.

Thời hạn khai báo

Nếu thực hiện bằng phiếu:

• Thông thường: trong thời hạn 12 giờ kể từ khi người nước ngoài đến cơ sở lưu trú;
• Địa bàn vùng sâu, vùng xa: trong thời hạn 24 giờ.

Đây là điểm cần kiểm soát chặt đối với doanh nghiệp có nhiều chuyên gia, kỹ sư, quản lý nước ngoài ra vào thường xuyên.

4. Có thể khai báo tạm trú online không?

Có.

Cổng thông tin của Cục Quản lý xuất nhập cảnh có chức năng khai báo tạm trú cho người nước ngoài. Hệ thống hiện hỗ trợ khai báo trực tuyến và quản lý thông tin người nước ngoài lưu trú.  Cổng khai báo tạm trú cho người nước ngoài – Cục Quản lý xuất nhập cảnh

Quy trình cơ bản

Bước 1: Chủ cơ sở lưu trú/doanh nghiệp đăng ký tài khoản.

Bước 2: Đăng nhập hệ thống khai báo tạm trú.

Bước 3: Nhập thông tin người nước ngoài:

• Họ tên;
• Ngày tháng năm sinh;
• Quốc tịch;
• Số hộ chiếu;
• Ngày nhập cảnh;
• Thông tin thị thực/thẻ tạm trú;
• Thời gian tạm trú;
• Địa chỉ cơ sở lưu trú.

Bước 4: Kiểm tra thông tin và gửi khai báo.

Bước 5: Lưu thông tin/kết quả khai báo để phục vụ việc kiểm tra khi cần thiết.

Hiện hệ thống cũng hỗ trợ trích xuất thông tin từ hộ chiếu và quản lý lịch sử khai báo.

5. Người lao động có bắt buộc phải có thẻ tạm trú không?

Không phải mọi trường hợp đều bắt buộc phải có thẻ tạm trú.

Người nước ngoài có thể cư trú căn cứ vào thời hạn tạm trú được cấp theo thị thực hoặc giấy tờ cư trú hợp pháp.

Tuy nhiên, đối với người lao động làm việc dài hạn tại Việt Nam, doanh nghiệp thường xem xét phương án cấp thẻ tạm trú LĐ1 hoặc LĐ2 nếu người lao động thuộc diện được cấp.

Theo Điều 36 Luật hiện hành, người đang tạm trú tại Việt Nam thuộc diện thị thực LĐ1, LĐ2 là một trong các trường hợp được cấp thẻ tạm trú.

6. Thời hạn thẻ tạm trú LĐ1, LĐ2

Đây là điểm cần lưu ý khi tư vấn cho doanh nghiệp FDI.

Theo Điều 38:

Thẻ tạm trú LĐ1, LĐ2 có thời hạn không quá 02 năm.

Ngoài ra, thời hạn thẻ phải ngắn hơn thời hạn còn lại của hộ chiếu ít nhất 30 ngày.

Ví dụ:

Người lao động có:

• Hộ chiếu còn 18 tháng;
• Giấy phép lao động còn 24 tháng.

Thì không thể mặc nhiên cấp thẻ tạm trú 24 tháng; thời hạn thẻ còn phải tuân thủ giới hạn liên quan đến thời hạn hộ chiếu.

7. Hồ sơ cấp thẻ tạm trú cho người lao động nước ngoài

Theo Điều 37, hồ sơ cơ bản gồm:

1. Văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức, cá nhân bảo lãnh;
2. Tờ khai đề nghị cấp thẻ tạm trú có dán ảnh;
3. Hộ chiếu;
4. Giấy tờ chứng minh thuộc trường hợp được cấp thẻ tạm trú.

Đối với người lao động, hồ sơ chứng minh thường gắn với giấy phép lao động hoặc giấy tờ xác nhận thuộc diện phù hợp.

Cơ quan quản lý xuất nhập cảnh xem xét cấp thẻ trong 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ.

8. Mối quan hệ giữa giấy phép lao động – visa – thẻ tạm trú

Doanh nghiệp nên quản lý theo chuỗi:

Hộ chiếu
↓

Nhập cảnh hợp pháp
↓
Visa phù hợp mục đích
↓
Giấy phép lao động/xác nhận miễn giấy phép lao động
↓
Thẻ tạm trú LĐ1/LĐ2 nếu đủ điều kiện
↓
Khai báo tạm trú tại nơi thực tế lưu trú

Không nên hiểu rằng chỉ cần có giấy phép lao động là người nước ngoài đương nhiên được cư trú tại Việt Nam.

Giấy phép lao động và giấy tờ cư trú là hai vấn đề pháp lý khác nhau nhưng có liên hệ chặt chẽ.

9. Điểm mới đáng chú ý từ Nghị định 219/2025/NĐ-CP

Từ ngày 07/08/2025, Nghị định 219/2025/NĐ-CP có hiệu lực và thay đổi đáng kể quy trình quản lý lao động nước ngoài.

Một số điểm doanh nghiệp cần lưu ý:

Giấy phép lao động tối đa 02 năm

Thời hạn giấy phép lao động được xác định theo các căn cứ pháp luật tương ứng nhưng không quá 02 năm.

Gia hạn giấy phép lao động

Hồ sơ gia hạn phải được nộp:

ít nhất 10 ngày và không quá 45 ngày trước ngày giấy phép lao động hết hạn.

Thời hạn giải quyết là 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ.

Giấy phép lao động được gia hạn một lần, với thời hạn tối đa 02 năm. Sau đó, nếu tiếp tục làm việc thì phải thực hiện thủ tục cấp giấy phép theo quy định.

Nộp hồ sơ trực tuyến

Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định việc nộp hồ sơ cấp, cấp lại, gia hạn giấy phép lao động và giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.

10. Trường hợp người nước ngoài chuyển nơi ở

Đây là vấn đề doanh nghiệp thường bỏ sót.

Ví dụ:

Người lao động đang ở:

Căn hộ A – Bình Dương

sau đó chuyển sang:

Nhà B – TP.HCM

thì không nên tiếp tục sử dụng thông tin khai báo cũ.

Cơ sở lưu trú mới phải thực hiện khai báo tạm trú theo địa chỉ thực tế.

Đặc biệt, từ năm 2026, hệ thống hành chính địa phương và cách xác định cơ quan Công an tiếp nhận đã có những thay đổi theo các quy định mới về tổ chức đơn vị hành chính; do đó khi thực hiện hồ sơ thực tế cần xác định đúng Công an xã/phường/đặc khu nơi có cơ sở lưu trú. Văn bản hợp nhất năm 2026 đã cập nhật cách gọi này trong Điều 33.

11. Doanh nghiệp có phải chịu trách nhiệm về nơi ở của người lao động không?

Cần phân biệt:

Doanh nghiệp không mặc nhiên là chủ thể khai báo tạm trú nếu người lao động ở một cơ sở lưu trú độc lập.

Chủ thể trực tiếp quản lý cơ sở lưu trú có trách nhiệm thực hiện khai báo.

Tuy nhiên, doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài cần quản lý để bảo đảm người lao động:

• Có giấy tờ cư trú hợp pháp;
• Có visa/thẻ tạm trú phù hợp;
• Có giấy phép lao động hoặc giấy tờ chứng minh thuộc diện miễn;
• Làm việc đúng vị trí, hình thức, địa điểm theo hồ sơ;
• Có địa chỉ cư trú thực tế và được khai báo tạm trú;
• Không tiếp tục sử dụng người nước ngoài khi giấy tờ cư trú hoặc giấy phép lao động đã hết hạn.

Luật năm 2023 cũng bổ sung nguyên tắc cơ quan, tổ chức, cá nhân chỉ được sử dụng lao động nước ngoài hoặc cho người nước ngoài tạm trú khi người nước ngoài cư trú hợp pháp tại Việt Nam.

12. Checklist hồ sơ doanh nghiệp nên quản lý

Đối với mỗi lao động nước ngoài, doanh nghiệp nên lập 01 bộ hồ sơ quản lý người nước ngoài, gồm:

13. Quy trình thực tế tôi đề xuất cho doanh nghiệp FDI

Đối với doanh nghiệp có chuyên gia, kỹ thuật viên, quản lý người nước ngoài, nên thực hiện theo quy trình:

Bước 1 – Kiểm tra hộ chiếu

↓

Bước 2 – Xác định vị trí và hình thức làm việc

↓

Bước 3 – Xác định có thuộc diện cấp GPLĐ hay miễn GPLĐ

↓

Bước 4 – Thực hiện GPLĐ/xác nhận miễn GPLĐ theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP

↓

Bước 5 – Thực hiện visa LĐ1/LĐ2 hoặc giấy tờ cư trú phù hợp

↓

Bước 6 – Cấp thẻ tạm trú nếu đủ điều kiện

↓

Bước 7 – Khai báo tạm trú tại địa chỉ thực tế

↓

Bước 8 – Theo dõi thời hạn GPLĐ + visa + thẻ tạm trú + hộ chiếu

↓

Bước 9 – Thực hiện gia hạn/cấp mới trước khi hết hạn

14. Một số rủi ro doanh nghiệp cần đặc biệt tránh

1. Có GPLĐ nhưng visa không phù hợp.
2. Có visa/thẻ tạm trú nhưng không khai báo tạm trú tại nơi ở thực tế.
3. Người nước ngoài chuyển nhà nhưng không cập nhật khai báo.
4. GPLĐ hết hạn nhưng vẫn tiếp tục làm việc.
5. Thẻ tạm trú hết hạn nhưng vẫn cư trú.
6. Hộ chiếu sắp hết hạn nhưng vẫn làm thẻ tạm trú với thời hạn dài.
7. Người nước ngoài ở nhà thuê nhưng chủ nhà không thực hiện khai báo tạm trú.
8. Doanh nghiệp chỉ quản lý GPLĐ mà không quản lý hồ sơ xuất nhập cảnh và cư trú.

Lưu ý quan trọng về "lưu trú" và "tạm trú"

Trong thực tế doanh nghiệp thường dùng chung các cụm từ “đăng ký lưu trú”, “đăng ký tạm trú”, “khai báo tạm trú”. Đối với người nước ngoài, thuật ngữ pháp lý trọng tâm tại Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú là “khai báo tạm trú” theo Điều 33. Đây là thủ tục khác với việc người lao động làm thẻ tạm trú.

Căn cứ chính hiện nay:

• Văn bản hợp nhất 62/VBHN-VPQH ngày 23/03/2026 về nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam.
• Luật số 23/2023/QH15, có hiệu lực từ 15/08/2023, sửa đổi Luật về nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài.
• Nghị định 219/2025/NĐ-CP ngày 07/08/2025, có hiệu lực từ 07/08/2025, về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.