THỦ TỤC HỢP PHÁP HÓA – CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ

Ngày đăng: 30/08/2022

THỦ TỤC HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ, CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ VÀ APOSTILLE TẠI BÌNH DƯƠNG

Tư vấn – Dịch thuật – Chứng thực – Hợp pháp hóa lãnh sự – Apostille – Hỗ trợ trọn gói

Doanh nghiệp, người lao động, nhà đầu tư nước ngoài hoặc cá nhân đang cần sử dụng giấy tờ Việt Nam tại nước ngoài hoặc giấy tờ nước ngoài tại Việt Nam nhưng chưa biết phải thực hiện chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự hay Apostille?

Đặc biệt, từ ngày 11/9/2026, Việt Nam chính thức thực hiện Công ước La Hay ngày 05/10/1961 về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài (Công ước Apostille). Quy định mới tạo ra sự thay đổi quan trọng trong việc sử dụng giấy tờ công giữa Việt Nam và các quốc gia có quan hệ áp dụng Công ước.

Luật Bình Dương – Group cung cấp dịch vụ tư vấn, dịch thuật, chứng thực, chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự và Apostille, hỗ trợ cá nhân, doanh nghiệp và nhà đầu tư nước ngoài hoàn thiện hồ sơ để sử dụng tại Việt Nam hoặc nước ngoài.

1. HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ LÀ GÌ?

Theo Nghị định 111/2011/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 196/2025/NĐ-CP, hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký và chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

Ví dụ:

Một doanh nghiệp Việt Nam cần sử dụng:

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của Singapore;
Giấy ủy quyền được lập tại nước ngoài;
Bằng cấp, chứng chỉ của người nước ngoài;
Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân;
Hồ sơ năng lực của doanh nghiệp nước ngoài;

tại Việt Nam thì tùy trường hợp, giấy tờ đó có thể phải thực hiện Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự trước khi được sử dụng tại Việt Nam.

2. CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ LÀ GÌ?

Chứng nhận lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký và chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.

Ví dụ, doanh nghiệp Việt Nam cần sử dụng tại nước ngoài:

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư;
Giấy ủy quyền;
Hồ sơ năng lực doanh nghiệp;
Văn bằng, chứng chỉ;
Giấy tờ hộ tịch;
Các tài liệu khác được cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp.

Tùy thuộc quốc gia nơi giấy tờ được sử dụng, doanh nghiệp có thể phải thực hiện chứng nhận lãnh sự hoặc thủ tục theo cơ chế Apostille nếu quốc gia đó có quan hệ áp dụng Công ước với Việt Nam.

3. APOSTILLE LÀ GÌ?

Đây là nội dung mới và đặc biệt quan trọng từ tháng 9/2026.

Việt Nam đã gia nhập Công ước La Hay ngày 05/10/1961 về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài (Công ước Apostille) và Công ước chính thức có hiệu lực đối với Việt Nam từ ngày 11/9/2026.

Theo cơ chế Apostille, đối với giấy tờ công thuộc phạm vi Công ước và được lưu thông giữa Việt Nam với quốc gia có quan hệ áp dụng Công ước, giấy tờ có thể được công nhận thông qua một chứng nhận Apostille, thay cho quy trình hợp pháp hóa lãnh sự nhiều bước trước đây.

Chứng nhận Apostille xác nhận tính xác thực của:

Chữ ký;
Chức danh của người ký;
Thẩm quyền của người ký;
Con dấu hoặc tem của cơ quan có thẩm quyền.

Apostille không xác nhận nội dung của giấy tờ.

4. APOSTILLE CÓ THAY THẾ HOÀN TOÀN HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ KHÔNG?

Không phải trong mọi trường hợp.

Đây là điểm doanh nghiệp và cá nhân cần đặc biệt lưu ý.

Từ ngày 11/9/2026, cần xác định trước:

Quốc gia cấp giấy tờ → Quốc gia sử dụng giấy tờ → Loại giấy tờ → Quan hệ áp dụng Công ước Apostille → Trường hợp miễn hoặc ngoại lệ

Sau đó mới xác định phải thực hiện:

APOSTILLE

hoặc

HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ

hoặc thủ tục chứng nhận khác theo quy định áp dụng.

Cơ quan quản lý nhà nước cũng khuyến nghị tổ chức, cá nhân kiểm tra quốc gia cấp giấy tờ có phải là thành viên Công ước và có quan hệ áp dụng Công ước với Việt Nam hay không trước khi xác định thủ tục cần thực hiện.

Ngoài ra, một số quốc gia thành viên có thể chưa có quan hệ áp dụng Công ước với Việt Nam, vì vậy không thể mặc nhiên áp dụng Apostille cho mọi giấy tờ của mọi quốc gia.

5. CĂN CỨ PHÁP LÝ MỚI NHẤT

Các văn bản quan trọng cần lưu ý khi thực hiện thủ tục hiện nay gồm:

Nghị định 111/2011/NĐ-CP

Quy định về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự. Nghị định vẫn là nền tảng pháp lý về hai thủ tục này và đã được sửa đổi, bổ sung.

Nghị định 196/2025/NĐ-CP

Nghị định ngày 04/7/2025, có hiệu lực từ 03/8/2025, sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 111/2011/NĐ-CP.

Nghị định 293/2026/NĐ-CP

Nghị định ngày 23/7/2026, có hiệu lực từ 11/9/2026, hướng dẫn thực thi Công ước Apostille tại Việt Nam.

Do đó, khi tư vấn hồ sơ hiện nay cần xem xét đồng thời quy định về hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự và cơ chế Apostille, thay vì chỉ áp dụng quy định cũ.

6. KHI NÀO CẦN HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ?

Thông thường, giấy tờ, tài liệu nước ngoài muốn được công nhận và sử dụng tại Việt Nam sẽ phải thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế, nguyên tắc có đi có lại hoặc quy định pháp luật có liên quan.

Tuy nhiên, từ ngày 11/9/2026, nếu giấy tờ thuộc phạm vi Công ước Apostille và được cấp tại quốc gia có quan hệ áp dụng Công ước với Việt Nam thì cần xem xét Apostille thay cho hợp pháp hóa lãnh sự.

7. KHI NÀO CẦN CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ?

Đối với giấy tờ, tài liệu do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp để sử dụng ở nước ngoài, cần xác định yêu cầu của quốc gia nơi sử dụng giấy tờ.

Trong trường hợp quốc gia đó áp dụng cơ chế Apostille với Việt Nam và giấy tờ thuộc phạm vi Công ước, thủ tục có thể thực hiện theo cơ chế Apostille.

Nếu không thuộc trường hợp áp dụng Apostille thì thực hiện theo quy định về chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự tương ứng.

8. HỒ SƠ HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ, CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ

Tùy từng loại hồ sơ và phương thức nộp, thành phần hồ sơ có thể bao gồm:

Tờ khai đề nghị chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự;
Bản chính hoặc bản sao giấy tờ, tài liệu cần thực hiện thủ tục;
Bản chụp giấy tờ, tài liệu để lưu hồ sơ;
Giấy tờ tùy thân của người thực hiện thủ tục;
Giấy ủy quyền hoặc giấy tờ chứng minh tư cách đại diện trong trường hợp cần thiết;
Bản dịch giấy tờ theo yêu cầu của hồ sơ;
Các tài liệu khác tùy từng trường hợp.

Cổng Dịch vụ công của Bộ Ngoại giao hiện cho phép thực hiện việc tạo tờ khai trực tuyến và tra cứu hồ sơ. Đặc biệt, thông tin trên tờ khai phải khớp với giấy tờ thực tế; nếu thông tin về số hiệu, người ký, nơi cấp... không phù hợp, hồ sơ có thể bị từ chối tiếp nhận.

9. QUY TRÌNH THỰC HIỆN

BƯỚC 1: RÀ SOÁT GIẤY TỜ

Xác định:

Giấy tờ được cấp tại quốc gia nào;
Giấy tờ do cơ quan nào cấp;
Giấy tờ được sử dụng tại quốc gia nào;
Mục đích sử dụng;
Giấy tờ có thuộc phạm vi Apostille hay không;
Có thuộc trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự hay không.

BƯỚC 2: XÁC ĐỊNH HÌNH THỨC XỬ LÝ

Sau khi rà soát, xác định một trong các hướng:

Apostille → Chứng nhận lãnh sự → Hợp pháp hóa lãnh sự → Hoặc trường hợp được miễn.

BƯỚC 3: DỊCH THUẬT, CHỨNG THỰC

Thực hiện dịch thuật, chứng thực hoặc công chứng bản dịch theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận hồ sơ và pháp luật của nước nơi giấy tờ được sử dụng.

BƯỚC 4: NỘP HỒ SƠ

Tùy trường hợp, hồ sơ được nộp tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam hoặc cơ quan có thẩm quyền của nước liên quan.

Cổng Dịch vụ công Bộ Ngoại giao hiện cung cấp hướng dẫn trực tuyến đối với thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

BƯỚC 5: NHẬN KẾT QUẢ

Sau khi hoàn tất, giấy tờ được trả lại cùng với chứng nhận/dấu/tem điện tử hoặc kết quả tương ứng theo thủ tục áp dụng.

10. DỊCH VỤ HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ – APOSTILLE TẠI BÌNH DƯƠNG

Luật Bình Dương – Group cung cấp dịch vụ hỗ trợ trọn gói cho cá nhân, doanh nghiệp và nhà đầu tư có nhu cầu sử dụng giấy tờ Việt Nam ở nước ngoài hoặc giấy tờ nước ngoài tại Việt Nam.

Dịch vụ bao gồm:

Tư vấn xác định thủ tục Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự;
Chứng nhận lãnh sự giấy tờ Việt Nam;
Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài;
Hỗ trợ hồ sơ Apostille;
Dịch thuật hồ sơ Việt – Anh – Trung và các ngôn ngữ khác theo nhu cầu;
Chứng thực/công chứng bản dịch theo quy định;
Hỗ trợ giấy tờ phục vụ xin visa, thẻ cư trú, giấy phép lao động;
Hỗ trợ hồ sơ cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam;
Hỗ trợ hồ sơ doanh nghiệp FDI;
Hỗ trợ hồ sơ thành lập, thay đổi, đầu tư và hoạt động doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài;
Hỗ trợ giấy tờ phục vụ kết hôn, ly hôn, du học, định cư, thừa kế và các thủ tục có yếu tố nước ngoài.

11. DỊCH VỤ HỖ TRỢ HỒ SƠ CHO DOANH NGHIỆP FDI

Đối với doanh nghiệp FDI, việc xử lý giấy tờ nước ngoài thường liên quan đồng thời đến nhiều thủ tục pháp lý.

Chúng tôi hỗ trợ doanh nghiệp rà soát và xử lý các nhóm hồ sơ như:

Giấy tờ pháp nhân nước ngoài → Apostille/Hợp pháp hóa → Dịch thuật → Chứng thực → Hồ sơ đầu tư → Hồ sơ doanh nghiệp → Giấy phép liên quan.

Dịch vụ đặc biệt phù hợp với nhà đầu tư cần:

Thành lập doanh nghiệp tại Việt Nam;
Thành lập tổ chức kinh tế có vốn nước ngoài;
Xin cấp/điều chỉnh dự án đầu tư;
Góp vốn, mua cổ phần, phần vốn góp;
Xin giấy phép lao động cho người nước ngoài;
Xin visa, thẻ tạm trú;
Thành lập văn phòng đại diện;
Bổ sung hồ sơ pháp nhân của công ty mẹ ở nước ngoài.

12. VÌ SAO NÊN SỬ DỤNG DỊCH VỤ TRỌN GÓI?

Thủ tục giấy tờ có yếu tố nước ngoài thường không chỉ đơn giản là “đóng một con dấu”.

Một bộ hồ sơ có thể phải trải qua nhiều bước:

Kiểm tra giấy tờ → Xác định quốc gia → Kiểm tra Apostille/miễn hợp pháp hóa → Chứng nhận → Hợp pháp hóa → Dịch thuật → Chứng thực → Hoàn thiện hồ sơ sử dụng tại Việt Nam/nước ngoài.

Chỉ cần xác định sai ngay từ bước đầu, doanh nghiệp hoặc cá nhân có thể phải thực hiện lại nhiều thủ tục.

Vì vậy, Luật Bình Dương – Group tập trung vào việc rà soát đúng loại thủ tục trước khi nhận hồ sơ, giúp khách hàng hạn chế việc thực hiện sai quy trình hoặc phát sinh thủ tục không cần thiết.

13. LIÊN HỆ DỊCH VỤ HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ – APOSTILLE TẠI BÌNH DƯƠNG

Nếu Quý khách đang có giấy tờ nước ngoài cần sử dụng tại Việt Nam, hoặc giấy tờ Việt Nam cần sử dụng tại nước ngoài, hãy gửi thông tin hoặc hình ảnh hồ sơ để được kiểm tra trước về:

1. Có cần hợp pháp hóa lãnh sự không?

2. Có thể thực hiện Apostille không?

3. Có cần chứng nhận lãnh sự không?

4. Có cần dịch thuật, chứng thực không?

5. Nộp hồ sơ tại cơ quan nào?

LUẬT BÌNH DƯƠNG – GROUP

Dịch vụ pháp lý doanh nghiệp – Đầu tư – FDI – Visa – Giấy phép lao động – Dịch thuật – Hợp pháp hóa lãnh sự – Apostille

HOTLINE: 0975.710.086 – 0274.730.2879

Tiếp nhận hồ sơ tại Bình Dương và hỗ trợ khách hàng trên toàn quốc.

Lưu ý: Thời gian và thành phần hồ sơ phụ thuộc vào loại giấy tờ, quốc gia cấp, quốc gia sử dụng, cơ quan cấp giấy tờ và việc giấy tờ có thuộc phạm vi áp dụng của Công ước Apostille hay trường hợp miễn hợp pháp hóa lãnh sự hay không. Do đó, cần kiểm tra hồ sơ cụ thể trước khi báo thời gian và chi phí dịch vụ.

Liên hệ