SOẠN THẢO NỘI QUY, QUYH CHẾ DOANH NGHIỆP

Ngày đăng: 21/07/2022

DỊCH VỤ SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TY

CÔNG TY TNHH LUẬT BÌNH DƯƠNG – GROUP cung cấp dịch vụ tư vấn, soạn thảo, rà soát và hoàn thiện hệ thống quy chế nội bộ doanh nghiệp, phù hợp với cơ cấu tổ chức, ngành nghề kinh doanh và nhu cầu quản trị thực tế của từng doanh nghiệp.

Quy chế nội bộ là một trong những công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp thiết lập cơ chế quản lý, phân định trách nhiệm, thẩm quyền và quy trình phối hợp giữa các bộ phận. Một hệ thống quy chế được xây dựng rõ ràng, thống nhất và phù hợp pháp luật sẽ góp phần nâng cao hiệu quả quản trị, hạn chế rủi ro và tạo cơ sở cho doanh nghiệp vận hành ổn định.

I. QUY CHẾ NỘI BỘ CÔNG TY LÀ GÌ?

Quy chế nội bộ công ty là hệ thống các quy định do doanh nghiệp xây dựng và ban hành để điều chỉnh hoạt động quản trị, điều hành, phân công trách nhiệm và phối hợp công việc trong nội bộ doanh nghiệp.

Tùy thuộc vào loại hình, quy mô, ngành nghề và cơ cấu tổ chức, doanh nghiệp có thể xây dựng một hoặc nhiều quy chế phù hợp.

Một số quy chế nội bộ thường được doanh nghiệp xây dựng

Quy chế tổ chức và hoạt động của công ty;
Quy chế quản trị và điều hành doanh nghiệp;
Quy chế phân cấp, phân quyền và ủy quyền;
Quy chế hoạt động của Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị;
Quy chế quản lý và sử dụng con dấu;
Quy chế quản lý tài chính, thu – chi;
Quy chế quản lý tài sản doanh nghiệp;
Quy chế quản lý hợp đồng;
Quy chế mua sắm và thanh toán;
Quy chế tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân sự;
Quy chế tiền lương, thưởng, phụ cấp và phúc lợi;
Quy chế đánh giá hiệu quả công việc;
Quy chế bảo mật thông tin và bảo vệ bí mật kinh doanh;
Quy tắc ứng xử và văn hóa doanh nghiệp;
Quy chế quản lý khách hàng;
Quy chế đầu tư;
Quy chế quản lý rủi ro và tuân thủ pháp luật;
Các quy chế, quy trình chuyên môn khác phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp.

Lưu ý: Không phải mọi văn bản quản lý nội bộ đều có cùng tính chất pháp lý. Ví dụ, nội quy lao động và thỏa ước lao động tập thể được điều chỉnh bởi các quy định riêng của pháp luật lao động; doanh nghiệp cần xây dựng, ban hành và thực hiện đúng trình tự, điều kiện pháp luật quy định.

II. VÌ SAO DOANH NGHIỆP CẦN XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUY CHẾ NỘI BỘ?

1. Phân định rõ quyền hạn và trách nhiệm: Quy chế giúp xác định rõ trách nhiệm của người quản lý, phòng ban và người lao động, hạn chế tình trạng chồng chéo hoặc bỏ sót công việc.

2. Chuẩn hóa quy trình quản lý và điều hành: Các hoạt động như phê duyệt hồ sơ, ký hợp đồng, thanh toán, mua sắm, tuyển dụng, quản lý tài sản... được thực hiện theo quy trình thống nhất.

3. Tăng cường kiểm soát tài chính và tài sản: Quy chế tài chính, quy chế thanh toán và quản lý tài sản giúp doanh nghiệp xác định rõ thẩm quyền phê duyệt, trách nhiệm quản lý và cơ chế kiểm soát nội bộ.

4. Hỗ trợ quản trị nhân sự: Các quy định về tuyển dụng, đánh giá, tiền lương, thưởng, trách nhiệm và quyền hạn giúp doanh nghiệp xây dựng cơ chế quản lý nhân sự minh bạch và phù hợp với hoạt động thực tế.

5. Hạn chế rủi ro pháp lý: Quy chế được rà soát trước khi ban hành giúp doanh nghiệp hạn chế những nội dung mâu thuẫn với pháp luật, Điều lệ công ty hoặc các cam kết hợp đồng.

6. Xây dựng văn hóa và nguyên tắc hoạt động của doanh nghiệp: Doanh nghiệp có thể xây dựng các quy định về đạo đức nghề nghiệp, giao tiếp nội bộ, ứng xử với khách hàng, bảo mật thông tin và trách nhiệm trong công việc phù hợp với định hướng riêng.

III. NGUYÊN TẮC XÂY DỰNG QUY CHẾ NỘI BỘ DOANH NGHIỆP

Khi xây dựng quy chế, doanh nghiệp cần bảo đảm các nội dung cơ bản:

Phù hợp pháp luật: Không quy định những nội dung trái với quy định pháp luật hiện hành.
Phù hợp Điều lệ công ty: Quy chế phải thống nhất với Điều lệ và cơ cấu quản trị của doanh nghiệp.
Phù hợp thực tế: Nội dung cần dựa trên quy mô, ngành nghề, cơ cấu tổ chức và phương thức vận hành thực tế.
Rõ thẩm quyền: Xác định cụ thể ai có quyền đề xuất, phê duyệt, quyết định và chịu trách nhiệm.
Dễ áp dụng: Quy định phải rõ ràng, có quy trình và biểu mẫu khi cần thiết.
Có cơ chế cập nhật: Quy chế cần được rà soát, sửa đổi khi pháp luật hoặc mô hình hoạt động của doanh nghiệp thay đổi.

IV. DỊCH VỤ SOẠN THẢO VÀ XÂY DỰNG QUY CHẾ CÔNG TY

CÔNG TY TNHH LUẬT BÌNH DƯƠNG – GROUP cung cấp dịch vụ theo từng nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp, bao gồm:

1. Rà soát hệ thống quy chế hiện có

Tiếp nhận các quy chế, quy trình và văn bản nội bộ hiện hành;
Đánh giá sự phù hợp với pháp luật và Điều lệ công ty;
Xác định các nội dung còn thiếu, chồng chéo hoặc chưa phù hợp;
Đề xuất phương án sửa đổi, bổ sung.

2. Soạn thảo quy chế mới: Doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ soạn thảo một quy chế riêng hoặc xây dựng bộ quy chế quản trị nội bộ theo từng nhóm hoạt động.

3. Sửa đổi, bổ sung quy chế: Đối với doanh nghiệp đã có hệ thống quy chế nhưng không còn phù hợp với cơ cấu hoặc hoạt động thực tế, chúng tôi hỗ trợ rà soát và cập nhật lại nội dung.

4. Xây dựng quy trình và biểu mẫu kèm theo: Trường hợp cần thiết, quy chế có thể được xây dựng đồng bộ với:

Quy trình thực hiện công việc;
Quy trình phê duyệt;
Biểu mẫu đề xuất;
Phiếu kiểm soát;
Mẫu quyết định;
Mẫu biên bản;
Các biểu mẫu quản lý nội bộ khác.

5. Tư vấn thủ tục ban hành

Hỗ trợ doanh nghiệp xác định chủ thể có thẩm quyền ban hành, trình tự phê duyệt và hoàn thiện hồ sơ ban hành theo cơ cấu quản trị của từng loại hình doanh nghiệp.

V. QUY TRÌNH THỰC HIỆN DỊCH VỤ

Bước 1: Tiếp nhận thông tin và hồ sơ: Doanh nghiệp cung cấp thông tin về loại hình doanh nghiệp, ngành nghề, quy mô, cơ cấu tổ chức và các quy chế, quy trình hiện đang áp dụng.

Bước 2: Khảo sát và xác định nhu cầu: Chúng tôi trao đổi với doanh nghiệp để xác định phạm vi cần xây dựng, sửa đổi hoặc hoàn thiện.

Bước 3: Rà soát pháp lý: Đánh giá các quy định hiện có trên cơ sở pháp luật có liên quan và Điều lệ doanh nghiệp.

Bước 4: Xây dựng dự thảo: Soạn thảo quy chế theo cơ cấu tổ chức và phương thức vận hành thực tế của doanh nghiệp.

Bước 5: Lấy ý kiến doanh nghiệp: Gửi dự thảo để doanh nghiệp xem xét, góp ý và điều chỉnh các nội dung liên quan đến hoạt động thực tế.

Bước 6: Hoàn thiện hồ sơ: Tiếp thu ý kiến thống nhất của doanh nghiệp và hoàn thiện bản quy chế chính thức.

Bước 7: Tư vấn ban hành và triển khai: Hỗ trợ doanh nghiệp hoàn thiện quyết định ban hành, phổ biến và tổ chức áp dụng quy chế trong nội bộ.

VI. HỒ SƠ, THÔNG TIN KHÁCH HÀNG CẦN CUNG CẤP

Tùy phạm vi dịch vụ, doanh nghiệp có thể cung cấp:

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
Điều lệ công ty;
Sơ đồ tổ chức và cơ cấu quản lý;
Danh sách các phòng ban/bộ phận;
Các quy chế, quy trình đang áp dụng;
Nội quy lao động và các văn bản nhân sự liên quan;
Quy trình tài chính, kế toán;
Mẫu hợp đồng, biểu mẫu nội bộ;
Các yêu cầu quản trị riêng của doanh nghiệp.

VII. CHI PHÍ DỊCH VỤ SOẠN THẢO QUY CHẾ CÔNG TY

Chi phí dịch vụ được xác định dựa trên:

Số lượng quy chế cần xây dựng;
Quy mô và cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp;
Ngành nghề kinh doanh;
Mức độ phức tạp của nội dung;
Khối lượng tài liệu cần rà soát;
Yêu cầu xây dựng quy trình và biểu mẫu kèm theo;
Phạm vi tư vấn và số lần chỉnh sửa.

Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, chi phí dịch vụ có thể được xây dựng theo từng quy chế hoặc theo gói, tùy phạm vi công việc và yêu cầu thực tế.

Doanh nghiệp có thể liên hệ để được khảo sát nhu cầu và báo giá dịch vụ cụ thể trước khi triển khai.

VIII. LỢI ÍCH KHI SỬ DỤNG DỊCH VỤ CỦA LUẬT BÌNH DƯƠNG – GROUP

Tư vấn theo mô hình và cơ cấu thực tế của doanh nghiệp;
Rà soát tính phù hợp pháp lý của nội dung;
Hạn chế tình trạng sao chép quy chế mẫu không phù hợp;
Phân định rõ trách nhiệm và thẩm quyền;
Có thể xây dựng đồng bộ quy chế, quy trình và biểu mẫu;
Hỗ trợ chỉnh sửa theo ý kiến của doanh nghiệp;
Hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ ban hành và triển khai áp dụng.

IX. CÂU HỎI THƯỜNG GẶP

1. Công ty có bắt buộc phải có đầy đủ tất cả các quy chế nội bộ không?

Không phải mọi doanh nghiệp đều bắt buộc phải xây dựng toàn bộ các loại quy chế nêu trên. Việc xây dựng quy chế phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp, quy mô, cơ cấu tổ chức, ngành nghề và nhu cầu quản trị.

2. Quy chế nội bộ có thay thế Điều lệ công ty không?

Không. Điều lệ công ty và quy chế nội bộ là những văn bản có chức năng khác nhau. Quy chế nội bộ phải phù hợp với Điều lệ và pháp luật có liên quan.

3. Có thể sử dụng một bộ quy chế mẫu cho mọi doanh nghiệp không?

Không nên áp dụng máy móc. Quy chế cần được điều chỉnh theo cơ cấu tổ chức, ngành nghề, quy mô và phương thức quản trị thực tế của từng doanh nghiệp.

4. Quy chế nội bộ có cần đăng ký với cơ quan nhà nước không?

Thông thường, các quy chế quản trị nội bộ của doanh nghiệp được xây dựng và ban hành để áp dụng trong nội bộ, không phải tất cả đều thuộc trường hợp phải đăng ký với cơ quan nhà nước. Tuy nhiên, một số loại văn bản chuyên ngành có thể có yêu cầu riêng về thủ tục ban hành, đăng ký hoặc thông báo. Doanh nghiệp cần xác định đúng tính chất của từng văn bản trước khi thực hiện.

X. LIÊN HỆ DỊCH VỤ SOẠN THẢO QUY CHẾ CÔNG TY

CÔNG TY TNHH LUẬT BÌNH DƯƠNG – GROUP cung cấp dịch vụ tư vấn, rà soát, soạn thảo, sửa đổi và hoàn thiện quy chế nội bộ doanh nghiệp theo nhu cầu thực tế.

Nếu doanh nghiệp đang cần xây dựng một quy chế riêng, nhiều quy chế chuyên môn hoặc toàn bộ hệ thống quy chế quản trị nội bộ, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn phạm vi công việc và phương án triển khai phù hợp.

Liên hệ